Trello ist ein geniales Projektmanagement Tool, dass mich nicht nur von viel Papiersalat befreit hat, sondern auch Ordnung in meine Projekte gebracht hat.
In diesem Artikel möchte dir jetzt gerne zeigen wie du mit Trello z.B. To Do Listen anlegst, deine Content- und Projektplanung optimieren einen Reaktionsplan einrichten kannst und vieles mehr!
Wenn du Trello lieber bequem per Video Tutorial kennenlernen möchtest, dann lade ich dich hiermit herzlich dazu ein:
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Bevor wir einsteigen, möchte ich dir Trello kurz vorstellen:
Was ist Trello eigentlich?
Schauen wir uns zunächst an, wie sich Trello selbst beschreibt:
Trello ist ein Tool für Leute, die Zusammenarbeit mögen, und Ihre Projekte in Boards organisiert. Auf einen Blick zeigt Ihnen Trello, woran gearbeitet wird, wer an was arbeitet, und wo etwas gerade am Entstehen ist.
Ich bringe es gerne folgendermaßen auf den Punkt:
Trello ist wie das digitale Äquivalent von Post-It Notes.
Du kannst damit praktisch jedes Projekt strukturieren. Im privaten wie auch im beruflichen Kontext. Ob es nun sich um Content Marketing oder einfach ein kleines privates Projekt handelt, spielt dabei keine Rolle.
Apropos Content Marketing, darf ich dir kurz meine kostenloseContent-Marketing-Checkliste vorstellen? Klicke einfach auf das Bild und starte durch mit erfolgreichem Content-Marketing!
Das Beste daran? Es wurde für jedermann entwickelt, nicht nur für Projektmanager – es ist für kleine Teams von 3-10 Personen bis hin zu KMUs mit mehr als 250 Mitarbeitern zugänglich.
Trello ist wirklich einfach zu erlernen und zu bedienen. Kein Wunder also, dass es von kleinen und großen Unternehmen gleichermaßen angenommen wird.
Klingt gut, oder?
Dann lass mich dir zeigen, wie du mit Trello loslegen kannst, indem du dich dort registrierst.
Wie logge ich mich ein?
Zunächst mal musst du dich bei Trello registrieren, um das Tool nutzen zu können. Wenn du dich jetzt neu registrieren möchtest, dann gehst du bitte einfach wie im Screenshot unten ersichtlich, oben rechts auf „registrieren“ und schon kannst du deinen Namen und deine E-Mail-Adresse eingeben sowie ein passwort vergeben, um ein neues Konto zu erstellen.
Das Ganze funktioniert auch mit deinem Google Account.
Sobald du einen Account hast, bekommst du erst eine kurze Einführung ins Tool, bei der der dir die wichtigsten Grundlagen erklärt werden.
Sobald du die ersten eigenen Boards erstellt hast, dann sieht deine Startseite bald in etwa so aus wie meine:
Wie du siehst habe Ich mir zwei verschiedene To Do Listen eingerichtet. Dann habe ich diverse andere Projekte, die ich mit Trello organisiere. Zum Beispiel, wenn ich einen neuen Kurs aufbereite oder ein Board für die Social Media Planung.
Ich nutze Trello für einige Projekte und es erleichtert mir die Arbeit sehr und zwar nicht nur im Hinblick auf Content Marketing.
Apropos Content Marketing: Hier kannst du dir kostenlos meine Checkliste holen und mit deinem Content Marketing durchstarten:
Damit Dir der Start möglichst einfach von der Hand geht, möchte ich dir jetzt zeigen, wie du Trello bedienst.
Schauen wir uns die Funktionsweise am Beispiel einer To Do Liste an, dann wird es bestimmt schnell klar, wie sich Trello bedienen und einsetzen lässt.
Was sind Trello-Boards?
Im folgenden Screenshot, siehst du ein Beispiel eines Trello-Boards:
Boards enthalten alle wichtigen Elemente, die du für die Planung deiner Projekte – wie im Beispiel hier die einfache To Do Liste brauchst. Ein elementarer Bestandteil sind die sogenannten Listen, die wir uns gleich noch näher anschauen.
Zunächst mal möchte ich dir zeigen, wie du ein Trello Board erstellst:
So erstellst du ein Board bei Trello
Wenn du auf der Startseite bist, dann klicke einfach oben rechts im Bildschirm auf das kleine “+” und dann auf “Board erstellen”, um ein neues Board zu erstellen.
Diesem kannst du dann einen Titel geben, z.B. To Do Liste in unserem Beispiel hier.
Mit einem Klick auf Team kannst du Teams und einzelne Teilnehmer hinzufügen, die Sichtbarkeit auf privat oder öffentlich stellen sowie einen Hintergrund für das Board auswählen.
Jetzt brauchst du nur noch auf „Neues Board erstellen“ klicken und schon hast du dein neues Board erstellt!
Jetzt geht es darum, diesem Board Leben einzuhauchen. Am besten startest du mit den Listen. Doch was sind diese Listen genau?
Was sind Trello Listen und wie erstellen ich sie?
Listen stellen Kategorien innerhalb eines Boards dar; sie werden oft verwendet, um eine Phase des Fortschritts darzustellen (z.B. To Do, In Arbeit, Abgeschlossen).
Du kannst so viele Listen erstellen, wie du möchtest, um Ideen, Informationen und Fortschritte deiner Projekte zu verfolgen.
Das machst du ganz einfach, indem du oben auf „ Eine weitere Liste hinzufügen“ klickst. Dann kannst du deiner neuen Liste einen Namen geben und über “Hinzufügen” hast du die Liste auch schon erstellt.
Im obigen Screenshot steht “Ausprobiert” für eine Liste auf dem Board.
Für unserer beispielhafte To Do Liste starten wir damit, dass wir die Dinge mit der höchsten Priorität in der ersten Liste sammeln. Diese wollen wir also zuerst erledigen. Daher bietet sich ein Name wie “Top Prio” für diese Liste an.
Die zweite Liste könnte dann “Prio 2” heißen. Sie enthält dann die Aufgaben, die am zweitwichtigsten sind. Ich nutze dieses System gerne, da ich so die wirklich wichtigen Dinge immer im Auge habe.
Die nächste Liste könnte dann „In Arbeit“ heißen. Hier haben dann alle Projekte und Ideen Platz, die du gerade bearbeitest. Sobald du mit einer deiner Aufgaben beginnst, kannst du die begonnenen Projekte aus „Top Prio“ oder “Prio 2” in “In Arbeit” verschieben.
Als weitere Liste bietet sich jetzt “Erledigt“ an. In diese kannst du die jeweiligen Projekte aus “In Arbeit” verschieben, sobald sie abgeschlossen sind.
Damit haben wir schon mal eine schnelle und einfache Listenstruktur geschaffen, mit der du bereits Projekte managen kannst.
Natürlich kannst du je nach Bedarf immer noch weitere Listen hinzufügen. Beispielsweise eine Ideenliste (siehe Screenshot unten aus einem meiner Boards), in der du Inspirationen für neue Projekte und Aufgaben sammelst.
Nachdem wir uns die Funktionsweise einer einfachen Liste angeschaut haben, steigen wir etwas tiefer ins Detail und sehen uns an, wie du Karten zu den verschiedenen Listen hinzufügen kannst.
Um die einzelnen Aufgaben in deinen Listen zu visualisieren, bieten sich diese sogenannten “Karten” nämlich bestens an.
Was bedeuten die Karten?
Eine Karte repräsentiert ein einzelnes, spezifisches Element eines Projekts. Das kann z.B. eine Aufgabe oder Idee sein. Um eine solche Karte zu erstellen, klicke einfach auf “+ Eine Karte hinzufügen” (im Screenshot unter “Ausprobiert” zu sehen):
Karten sind übrigens beweglich, d.h. du kannst sie innerhalb einer Liste neu anordnen oder wie oben beschrieben von einer Liste in eine andere verschieben.
Nehmen wir dazu ein einfaches Beispiel, das sicher jeder schon mal erstellt hat: eine Einkaufsliste. Um eine solche Trello Liste als Board zu erstellen, gehst du einfach wie oben schon beschrieben vor. Jetzt benennst du die Karte entsprechend und schon hast du sie angelegt.
Klicke dann auf diese Karte und schon kannst du den Beschreibungstext editieren. Hier kannst du jetzt detailliert eintragen, was genau du einkaufen willst:
Super ist, dass du in die detaillierte Beschreibung auch Links einfügen kannst von z.B. Bildern oder Videos. Letztere werden sogar in der Vorschau angezeigt, wie du es von Facebook und Co. kennst.
Du kannst auch wenn du auf Anhang klickst (rechts auf dem Screenshot oben) zum Beispiel vom Computer oder von google drive Bilder anhängen, die hier dann schön dargestellt werden und das Ganze visuell aufwertet.
Je nachdem, wie wichtig die jeweilige Karte ist, kannst du auch noch farbige Labels vergeben. Beispielsweise ein rot, wenn es sich um eine dringende Aufgabe handelt, grün wenn es noch ein bisschen Zeit hat.
Super praktisch – mit den farbigen Labels kannst du wichtige Karten farblich hervorheben oder thematisch ordnen.
Wenn du eine Deadline hast, dann kannst du den Karten auch eine Frist anhängen, zu der sie erledigt sein sollten.
Power Ups – ein weiteres Trello-Highlight
Power Ups sind eine tolle Erweiterung deiner Trello Boards. Trello verfügt über insgesamt 87 Integrationen. Mit diesen “Power-Ups” kannst du Trello mit einigen der besten Produktivitätsanwendungen kombinieren.
Hier findest du eine Übersicht und Inspiration zu den wichtigsten Power Ups.
Mein Tipp: Mit dem Power Up “Calendar” kannst du ganz bequem und schnell überblicken, welche To Dos in der nächsten Zeit anstehen. Indem du ihnen einfach wie gezeigt eine Frist verpasst, werden sie übersichtlich im Kalender dargestellt.
Das macht z.B. großen Sinn, wenn du ein Board hast, mit dem du deinen Content planst. Dann kannst du nämlich immer genau sehen, welche Inhalte wann veröffentlicht werden sollen. Du hast praktisch einen Redaktionsplan erstellt, der dir den vollen Überblick über deine Content-Strategie gibt.
Und damit nicht genug. Der Funktionsumfang in Bezug auf Trello Karten ist damit noch immer nicht ausgeschöpft. Gehen wir jetzt zusammen weitere Möglichkeiten durch:
Entdecke weitere Funktionen der Karten
Weiterhin kannst du eine Karte kopieren, beobachten (dadurch wirst du bei Änderungen immer sofort informiert — praktisch, wenn du im Team arbeitest) oder auch archivieren. Indem du sie archivierst verschwindet sie nicht völlig aus deinem Board, sondern du kannst sie unter den archivierten Elementen immer wiederherstellen.
Wenn du nach dem Klick auf “Archivieren” unten rechts auf löschen klickst, kannst du die Karte dauerhaft löschen. Trello bietet Dir auch die Möglichkeit, die Karte zu teilen, z.B. per E-Mail.
Karten drucken und exportieren
Du kannst sie ebenfalls drucken, exportieren, oder in einer anderen Karte speichern. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn du zwei Karten hast, die miteinander verbunden sind. Mit dem entsprechenden Link kannst du eine bestimmte Karte in einer anderen fest verankern und bei Bedarf immer darauf zugreifen.
Kommentare und Links hinzufügen
Einer Karte kannst du immer wieder neu Kommentare hinzufügen. Ich nutze das gerne, wenn mir zum Beispiel schnell was einfällt oder ich der Karte noch etwas hinzufügen will. Das kann z.B. ein Anhang als Link oder Bild sein.
Checklisten mit Trello erstellen
Checklisten sind eine tolle Möglichkeit, verschiedene To Dos übersichtlich aufzulisten. Klicke dazu einfach auf “Checkliste” und schon kannst du verschiedene Unter-Tasks eintragen. Diese kannst du ganz bequem per Klick auf die kleine Box links daneben abhaken. So siehst du immer, wie dein aktueller Stand ist und verlierst nie den Überblick.
Hier siehst du eine Checkliste, die ich für das SEO-Briefing von z.B. externen Dienstleistern erstellt habe:
Sehr praktisch: Auf der Checkliste kannst du andere markieren (z.B. Freelancer), was das Zusammenspiel im Team erleichtert.
Zum Schluss noch eine rechtliche Frage:
Ist Trello DSGVO-konform?
Werfen wir zunächst einen Blick, darauf, wo Trello die Daten hostet. Trello, wie auch Asana, speichert auf einer AWS (Amazon Web Services) EC2-Plattform. Und die liegt in den USA. Sind beide Tools damit DSGVO-konform?
Schwierig zu beantworten – sobald personenbezogene Daten auf US-Servern gehostet werden, unterliegen sie nicht mittelbar der europäischen DSGVO. Im Zweifelsfall würde ich hier weiter graben und einen Fachmann fragen (ich bin ja kein Anwalt und kann keine rechtliche Aufklärung betreiben). Hier findest du mehr Infos zum Thema.
Trello Enterprise oder Trello Business Class?
Die Business-Class-Version macht sich bezahlt, wenn du mehr Optionen als die kostenlose Trello-Version haben möchtest. Mehr Power-Ups, mehr Teammitglieder, mehr Speicherplatz – mit der bezahlten Variante kannst du besser skalieren und in größeren Teams zusammenarbeiten. Vor allem im Enterprise-Plan.
Für Solopreneure und kleine Teams reicht in vielen Fällen die kostenlose Version aus. Hier gehts zur Trello-Preisliste.
Mein Fazit zu Trello
Im Artikel sind wir die wichtigsten Grundlagen durchgegangen mit denen du deine Trello Boards mit Karten, Checklisten und mehr befüllen und optimal damit arbeiten kannst.
Die Einsatzgebiete sind fast unerschöpflich – von einfachen To Do Listen über die Content-Planung von Social-Media (LinkedIn, Facebook und Co.), Blog oder Website bis hin zu komplexen Projekten in Teams lässt sich mit Trello fast alles abbilden.
Damit kann ich dir nur ans Herz legen (ja, ich bin ein Trello Fan ;)), das Tool auch mal auszuprobieren, zumal es in der umfangreichen Basis-Version völlig kostenlos ist.
Sobald du in sehr großen Teams mit vielschichtigen Verantwortlichkeiten arbeitest, sehe ich jedoch leichte Schwächen bei Trello. Vor allem dann, wenn du in vielen Karten verlinkt wurdest. Denn es gibt noch kein Funktion, das im Überblick anzeigen zu lassen. In kleinen Teams und für Solopreneure lässt sich das aber gut verschmerzen und mit dem Calendar sowie dem Home View lässt sich alles gut im Blick behalten.
Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Artikel einen guten Einblick in die Trello geben und wünsche dir viel Freude und Erfolg mit dem Tool!
Lass uns in den Kommentaren wissen, wie du es einsetzt!
Rock on
Uli
